Als Mutterkonzern verantwortet Solareins die strategische Weiterentwicklung einer Firmengruppe, die bundesweit aktiv ist. Tochtergesellschaften wie CET Technology aus Lonnerstadt in Franken und SAF Energiesysteme aus Graben sind spezialisierte Handwerksbetriebe. Weitere Ableger sind im Bundesgebiet verteilt.
Sie planen und bauen regional individuelle Kundenlösungen – vom Einfamilienhaus bis zu gewerblichen Projekten. PDS Software fungiert als digitales Rückgrat der Ablauforganisation und ist Bindeglied für durchgängig vernetzte Teams im Innen- und Außendienst.
Lösung für den Firmenverbund
Solareins bildet das Dach für rund 270 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in vielen Tochtergesellschaften tätig sind. Mit dem Wachstum der Gruppe stieg der Anspruch an Transparenz, Effizienz und skalierbare Geschäftsprozesse. Um diese Anforderungen zu erfüllen, führte Solareins 2023 die Software von PDS ein. Das Ziel für Marketingchef Pascal Bonkowski war die intelligente Verknüpfung von Prozessen, um Entscheidungen auf der Grundlage von validen Daten zu treffen.
Ein wichtiger Punkt, der für PDS sprach, war die Fähigkeit der Software, mehrere Gesellschaften in einem System konsistent abzubilden. „Wir brauchten eine Lösung, die unternehmensübergreifend funktioniert, die aber auch die Individualität der jeweiligen Gesellschaften berücksichtigt“, erläutert Pascal Bonkowski. Mittlerweile werden alle Projekte und Kennzahlen übergreifend oder in den Einzelunternehmen verwaltet und abgeglichen.
Kundenportal schafft Transparenz
Um Mehrwert für Kunden und Mitarbeiter zu schaffen, gehen Pascal Bonkowski und seine Kollegen die Digitalisierung mit Ehrgeiz und Sinn für optimierte Prozesse an: „Wir haben ein eigenes Kundenportal entwickelt, das vollständig auf den Daten von PDS Software basiert“, erklärt er. „Mit diesem Portal schaffen wir Transparenz und Nähe zum Kunden.“
Die Kunden haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen, ihre Bauvorhaben betreffend. Auch intern sollen möglichst alle Prozesse digitalisiert werden: „Wir haben unser vorgelagertes Vertriebstool über eine API-Schnittstelle an PDS angebunden“, berichtet Bonkowski. „Jetzt sind alle Prozesse durchgängig digital – vom Angebot bis zur Auftragsabwicklung.“
Voraussetzung für Wachstum
Für Solareins ist die Digitalisierung der entscheidende Hebel für Qualität, Effizienz und nachhaltiges Wachstum. „Mit PDS haben wir dafür das digitale Rückgrat geschaffen“, urteilt Bonkowski. Das ermöglicht der Unternehmensgruppe, ihre Marktposition künftig auszubauen.
Die Tochterfirma CET Technology hat rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie ist auf Photovoltaik, Batteriespeicher, Wallboxen, Wärmepumpen und Klimatechnik spezialisiert.
Für CET war die Einführung der neuen Software ein konsequenter Schritt weg von gewachsenen, papierbasierten Abläufen. „Ich kann mich noch erinnern, dass wir mit Papierordnern gearbeitet haben“, erinnert sich Alex Sieber, der bei CET Technology die IT-Leitung verantwortet. „Teilweise haben wir die Ordner nicht gleich gefunden. Das war gerade bei hochwertigen und komplexen Kundenanlagen problematisch.“
Digitale Akte für jedes Projekt
Seit der Umstellung arbeitet die gesamte Firma mit digitalen Projektakten. Angebot, Bedarfsmeldung oder Rechnung: Statt Informationen in unterschiedlichen Ordnern und Dokumenten zu suchen, greifen die Kollegen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Das sorgt für Übersicht und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Effiziente Auftragsbearbeitung
Im Vertrieb unterstützt PDS Software die Auftragsbearbeitung und die Verwaltung von Komponenten und Kundenakten. Für Vertriebsleiter Holger Breckner liegen die Vorteile in der klaren Struktur und besseren Verfügbarkeit aller Informationen. „Die Hauptbereiche, für die wir PDS Software nutzen, sind die Erstellung und weitere Bearbeitung eines Auftrags“, erzählt er. „Alle Informationen sind für alle Beteiligten komfortabel zugänglich.“
Die Umstellung von früheren MS-Office-basierten Prozessen hat die Arbeit vereinfacht. Statt mit einzelnen Tabellen und Dokumenten zu arbeiten, mit Word oder Excel, greifen die Mitarbeiter heute zentral auf dieselben Daten zu.
Auftragsplanung mit Überblick
Die Vollständigkeit der projektbezogenen Informationen ist wichtig. Bei Solaranlagen und Wärmepumpen sind Rückläufe von der Baustelle mit Checklisten, aussagekräftigen Bildern, Texten und Zählerständen essenziell. Die Informationen werden unter anderem für die Kundendokumentation und Meldungen an Netzbetreiber benötigt.
Ein wichtiger Einsatzbereich der Software ist die Planung der Aufträge, Termine und Ressourcen. „Mit dem Ressourcenplan managen wir auf einfache Weise den Großteil unserer Termine, sowohl unserer internen als der Kundentermine“, erklärt Daniel Carson, bei CET unter anderem für die Auftragsplanung zuständig. Gleichzeitig prüft er im System die Vollständigkeit der Aufträge und Bedarfsmeldungen. Dadurch werden Fehler früh erkannt, bevor sie sich auf der Baustelle oder im Projektverlauf auswirken.
Die Einführung von PDS Software hat bei CET nicht nur einzelne Arbeitsschritte verbessert, sondern auch die gesamte Ablauforganisation strukturell robuster gemacht. Von der Auftragsbearbeitung über die Projektakten bis zur mobilen Serviceabwicklung sind viele Informationen zentral verfügbar und für alle relevanten Bereiche nutzbar. Das reduziert Rückfragen, spart Zeit und schafft deutlich bessere Transparenz im Tagesgeschäft.
Nahtlose Abläufe
SAF Energiesysteme ist ein Fachbetrieb für Photovoltaik, Speicher und Wärmepumpen innerhalb der Solareins-Gruppe und arbeitet seit ihrer Gründung im Jahr 2023 mit PDS Software. Für Geschäftsführer Florian Roskowski stand bereits zu Beginn fest, dass SAF ein vollständig digitalisiertes Unternehmen sein und ohne Medienbrüche arbeiten soll – vom Kommissionieren bis zur Installation beim Kunden.
Besonders wichtig sei dabei der ortsunabhängige Zugriff: „Der größte Vorteil für mich als Geschäftsführer ist, dass ich von überall auf alle KPIs und Unternehmensdaten zugreifen kann – jederzeit und ohne stationäre Systeme“, sagt Florian Roskowski. Die PDS Cloud bildet dafür das technologische Fundament: skalierbar, sicher und überall verfügbar.
Viel Zeit gespart
Viel Zeit spart SAF bei den betriebswirtschaftlichen Abläufen. Besonders in der Buchhaltung hilft die integrierte KI, die Rechnungsdaten zu prüfen. Eingang und Ausgang von Ware verlaufen reibungslos, indem die Mitarbeiter über das Tablet die Barcodes scannen. Das System erkennt sofort den Artikel und den Lagerort. Damit werden alle Warenbewegungen sauber und fehlerfrei gebucht.
Für den technischen Leiter Matthias Raffler ist PDS das zentrale Steuerungsinstrument: „Ich erstelle die Bedarfsmeldungen, Kundenmappen, bestelle Material und generiere Serviceaufträge direkt über PDS“, berichtet er. „Das System bildet die perfekte Schnittstelle zwischen Baustelle und Innendienst. Unsere Monteure haben alle Montagemappen digital dabei, können offline arbeiten und laden die Daten anschließend hoch. Bilder, Aufmaße und Dokumente sind sofort im Innendienst verfügbar – komplett papierlos.“
Auch für CET ist mobiles Arbeiten sehr wichtig geworden. Die Service App bildet die Abläufe vor Ort durchgängig digital ab. Alex Sieber ist für IT verantwortlich und schult die Mitarbeiter im Umgang mit der Software. „Speziell die Service App wird tagtäglich von unseren Monteuren und Elektrikern genutzt“, sagt er. Der Betrieb stellt sicher, dass die Rückläufe vollständig und ordentlich ankommen, was „gerade bei der Installation von Photovoltaikanlagen und Wärmepumpen wichtig ist“.
Software von zentraler Bedeutung
Die App spielt besonders im Zusammenspiel mit dem Büro eine wichtige Rolle. Rückläufe, Bilder und Notizen kommen strukturiert im Innendienst an und werden ohne Verzögerung geprüft. „Morgens bekommen die Monteure ihren Arbeitsplan übermittelt, gehen ihre Checklisten mit den neuesten Aktualisierungen durch und dokumentieren täglich ihre Arbeiten mit Bildern vor Ort“, berichtet Jesper Christensen.
Er leitet bei CET Technology den Bereich DC/AC-Technik. „Wenn etwas fehlt oder Abstimmungsbedarf besteht, kann ich die Kollegen jederzeit anrufen oder jemanden zum Einsatzort schicken.“
Für regional aufgestellte, operative Betriebe ist Software heute ein zentrales Werkzeug, um die wachsende Komplexität in Vertrieb, Planung, Service und Dokumentation zu steuern. Die Digitalisierung der Prozesse schafft Übersicht und verbessert die Zusammenarbeit und die Projektabwicklung – intern und beim Kunden.
Aus Perspektive der Solareins-Gruppe zahlt der Einsatz von PDS Software auf ein gemeinsames Ziel ein: skalierbare, transparente und digital unterstützte Prozesse in spezialisierten Handwerksbetrieben. So entsteht innerhalb des Unternehmensverbunds ein digitales Fundament, das Wachstum, Qualität und Kundennutzen gleichermaßen unterstützt.
Foto: PDS
Die Autorin
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