Mittwochvormittag: Sigitas Mamontovas steht auf der Baustelle und dreht Däumchen. Immer wieder muss der Monteur im Büro anrufen, weil Rückfragen zum Auftrag offen sind. Die Informationen, auf die Mamontovas wartet, wurden zwar notiert – doch der Ordner ist nicht mehr auffindbar.
Leider kann ihm auch seine Kollegin Susanne Bauer aus dem Büro nicht helfen, denn zur gleichen Zeit benötigt ein weiterer Kunde dringend Hilfe. Außerdem gehen im Postfach des Chefs Ronny Walta gerade neue Anfragen ein. Das Ergebnis: Die Baustelle steht still. Es geht Arbeitszeit verloren, obwohl die Information längst vor Ort sein müsste.
Unnötiges Durcheinander
Sigitas Mamontovas ist solchen Stress gewohnt. Er sagt: „Wer eine Information sucht, wühlt sich erst einmal durch mehrere Ablagen.“ Im Büro stapeln sich die Ordner. Auch sein Chef ist sich des Chaos bewusst: „Wann wer welchen Ordner wie beschriftet hat – das weiß oft nur noch der liebe Gott“, berichtet Ronny Walta. „Jeden Tag herrscht Durcheinander, das ist normal.“
Zum Glück weiß ich, dass das nicht „normal“ sein muss, was Ronny Walta erzählt. Natürlich muss in einem Unternehmen vieles gleichzeitig laufen, doch das sollte nicht zwangsläufig mit Chaos und Stress enden. Mit der richtigen Koordination lassen sich solche Situationen gezielt vermeiden.
Bereits wenige Wochen später hat sich der Arbeitsalltag deutlich verändert: Auf der Baustelle wird weniger gewartet. Das Büro arbeitet effizienter und Ronny Walta behält jederzeit den Überblick. Gleichzeitig ist ein großer Teil des Papierkrams verschwunden, der in vielen Betrieben immer noch zum Alltag gehört.
Unordnung ist keine Normalität
Als ich den Betrieb von Ronny Walta kennenlernte, wurde ich stutzig. Denn es wurde längst mit Software gearbeitet: Angebote wurden digital erstellt, Termine online koordiniert, Rechnungen automatisch geschrieben. Der Chef wusste sogar, zu welcher Zeit sich welches Fahrzeug bei welchem Kunden befindet.
Es fehlte jedoch eine klare Struktur: Angebote wurden geschrieben, aber nicht systematisch nachverfolgt. Rückfragen von der Baustelle kosteten Zeit und ein Teil der Informationen blieb auf dem Schreibtisch, in E-Mails oder auf Notizzetteln liegen.
Leider ist das Unternehmen kein Einzelfall. Als Experten für Handwerksbetriebe begegnen uns solche Situationen in unserer täglichen Arbeit bei Melcode immer wieder. Die meisten Handwerker haben bereits digitale Werkzeuge im Einsatz. Aber sie haben keine Struktur, um mit ihnen zu arbeiten oder die Tools sinnvoll miteinander zu verbinden. Auch wenn Software im Einsatz ist, heißt das nicht automatisch, dass sie richtig genutzt wird. Informationen werden teils eingetragen, teils auf Zetteln notiert.
Digitalisierung beginnt mit klaren Abläufen
Nur selten werden wichtige Informationen zentral abgelegt oder für alle sichtbar gemacht. Dadurch entstehen Fragezeichen in den Köpfen der Mitarbeiter, doppelte Arbeit und unnötige Wartezeiten auf der Baustelle.
Als Meister und ehemaliger Geschäftsführer eines mittelständischen Handwerksbetriebs betone ich immer wieder, dass Digitalisierung nicht mit Software beginnt. Sie beginnt mit Klarheit über Abläufe. Und genau dort setzen wir an.
Insbesondere SHK-Betriebe haben in den vergangenen Jahren vermehrt in digitale Werkzeuge investiert und gelten in dieser Hinsicht als vergleichsweise fortgeschritten. Tatsächlich wirkt ein Betrieb damit auf den ersten Blick modern aufgestellt. In der Praxis zeigt sich aber ein anderes Bild. Oft existieren die verschiedenen Systeme und Lösungen nebeneinander, ohne dass klar definiert ist, wie die Informationen im Betrieb tatsächlich fließen sollen.
Fehlendes Qualitätsmanagement
Kundendaten liegen im Angebotsprogramm oder im Notizbuch eines Mitarbeiters, weitere Informationen im E-Mail-Postfach und Terminabsprachen im Kalender des Chefs. Jede Information existiert, aber niemand hat den vollständigen Überblick. In solchen Situationen übernimmt das Chaos wieder die Regie: Suchen, Nachfragen und Improvisieren statt klar definierter Prozesse.
Ein weiteres Beispiel ist das Qualitätsmanagement: Nach Feierabend fehlen Fotos, Notizen oder Dokumentationen von der Baustelle, weil Informationen auf Zetteln, auf dem Handy oder in den Köpfen einzelner Monteure stecken geblieben sind. Die Nacharbeit wird dadurch komplizierter gemacht, als sie sein müsste.
Und wenn es im Alltag schnell gehen muss, wird die Technik kurzerhand ignoriert. Dann wird zum guten alten Stift und Papier gegriffen. Notizen landen wieder auf Zetteln, in Ordnern oder auf dem Schreibtisch – statt in der Software, für die jährlich viel Geld bezahlt wird. Digitalisierung wird dadurch selbst zum Problem, obwohl sie ursprünglich den Stress reduzieren sollte.
Soll heißen: Viele Betriebe digitalisieren ihre Unordnung. „Wenn die Abläufe im Betrieb nicht klar definiert sind, überträgt man das Chaos einfach in die Software“, erklärt Tabraiz Tahir, Co-Founder von Melcode und Experte für Digitalisierung.
Der Grund dafür liegt nicht in der Technik. Viel häufiger fehlt eine klare Struktur, wie Abläufe im Betrieb organisiert sind und zusammenlaufen sollten. Wer erstellt Angebote? Wer überprüft offene Anfragen? Wer fasst nach, wenn ein Kunde nicht reagiert?
Bleiben solche grundlegenden Fragen unbeantwortet, bringt die Digitalisierung gar nichts. Dann bleiben die digitalen Werkzeuge ohne echten Mehrwert. Deshalb müssen zunächst Abläufe – sogenannte Workflows – definiert werden, bevor sie von Experten sinnvoll in digitale Systeme übersetzt werden.
Typischer Fehler: Software vor Struktur
Viele Handwerker handeln an dieser Stelle zu euphorisch und führen Software ein, bevor klar definiert ist, wie der Ablauf im Betrieb aussehen muss. Oft folgt schnell Ernüchterung: Die neue Software wird den betriebsinternen Abläufen nicht gerecht oder passt einfach nicht zum Betrieb. Wir haben auch schon erlebt, dass Betriebe viel Zeit in die Einführung neuer Tools gesteckt haben. Tatsächlich wäre die intelligente Verbindung der bereits vorhandenen Programme die deutlich bessere Lösung gewesen.
Als Handwerksmeister bin ich definitiv kein Befürworter davon, dass alles neu gemacht werden muss. Viel wichtiger ist es, vorhandene Systeme sinnvoll zu nutzen und von Anfang an effiziente Abläufe festzulegen. Technologie sollte nur eingesetzt werden, wenn sie messbare Ergebnisse liefert.
Bisher haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Entscheidung für ein digitales Werkzeug aus einem nachvollziehbaren Wunsch heraus entsteht: Der Betrieb möchte effizienter werden, Papierlisten ersetzen oder die Kommunikation vereinfachen.
Doch ohne klare Prozesse bleibt die erhoffte Wirkung oft aus. Werfen wir noch einmal einen Blick auf Ronny Walta, Inhaber eines Aachener SHK-Betriebs. Wie bereits dargestellt, war er theoretisch schon längst digital unterwegs. Die Realität sah jedoch anders aus.
Praxisbeispiel eines SHK-Installateurs
Zwar wurde das Tool für die Angebotserstellung genutzt, doch der Kundenservice wurde dem Zufall überlassen. Statt die Software auch für den Einkauf zu nutzen, wurde die Materialliste weiterhin auf Zetteln im Büro erfasst. Das ständige Zettelchaos im Büro führte dazu, dass auf der Baustelle öfter Bauteile fehlten.
Wenn ein Kunde nach dem Stand seines Auftrags fragte, begann im Büro oft erst einmal die Suche. Ronny Walta musste nachschauen, wer dafür zuständig ist. Auch auf der Baustelle sorgte das für Reibung. Monteure riefen im Büro an, weil Informationen fehlten, oder verwiesen Kunden bei Rückfragen direkt an Ronny Walta
Das bedeutete für ihn zusätzlichen Arbeitsaufwand. Digital kann man das nicht nennen. „Wir hatten Software, aber keinen Überblick“, erinnert er sich. „Erst als wir gemeinsam mit Melcode die internen Abläufe strukturiert und die richtigen Systeme eingeführt haben, besserte sich die Situation.“
Messbare Resultate in kurzer Zeit
Gemeinsam mit Ronny Walta und den wichtigsten Mitarbeitern haben wir die Verantwortlichkeiten klar definiert. Uns war es wichtig, zunächst den Betrieb zu verstehen und einzelne Betriebsprozesse stückweise zu optimieren. Erst dann erfolgte eine effiziente Integration in die Software. Wir gingen sogar einen Schritt weiter und haben mehrere Systeme intelligent miteinander verbunden.
Hierdurch greifen die Tools nahtlos ineinander, Arbeitsaufwand wird reduziert und der Chef kann sich mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren. „Für meine Monteure wurde sofort sichtbar, welche Anfragen offen sind, wer zuständig ist und wann ein Kunde wieder kontaktiert werden muss“, berichtet Walta. „Zwar nutzten wir schon eine gängige Branchensoftware, aber ab der Zusammenarbeit mit Melcode konnte sie endlich das leisten, was ursprünglich erwartet wurde, nämlich Übersicht und Transparenz.“
Mehr Marge durch effiziente Beschaffung
Auch die Materialbeschaffung ist mittlerweile effizienter. Aufgrund der gesteigerten Gewinnmarge konnte der Betrieb eine neue Bürofachkraft einstellen. Waltas Urteil: „Endlich können wir das Bier nach Feierabend mal wieder richtig genießen.“
Der Betrieb ist ein gutes Beispiel dafür, wie viel sich in kurzer Zeit ändern kann. „Sobald ein Betrieb seine Abläufe klar definiert, zeigt sich sofort die Wirkung der Digitalisierung“, betont Tabraiz Tahir. „Die Programme an sich sind oft schon im Betrieb. Danach werden sie wirklich für den Betrieb und die Mitarbeiter genutzt.“
Beispiel Smart Metering
Wie stark Digitalisierung den Arbeitsalltag erleichtern kann, zeigt sich bei neuen Entwicklungen wie dem Smart Metering. Gerade bei Photovoltaikprojekten arbeiten mehrere Parteien zusammen: Handwerksbetriebe, der Netzbetreiber, Stadtwerke und natürlich die Kunden selbst.
Größere Projekte bringen die Besonderheit mit sich, dass mehr Kommunikationsaufwand als bei simpleren Projekten erforderlich ist. Es werden mehr Informationen an die Parteien per E-Mail verschickt, verschiedene Dokumente in den Systemen abgelegt, und telefonische Rückfragen mit dem Büro fallen häufiger an. Im Normalfall sind Verzögerungen vorprogrammiert.
Auch hier machen durchdachte Prozesse und der Einsatz digitaler Tools einen Unterschied. Ein Beispiel: Statt Zählerstände manuell abzulesen und später im Büro händisch in verschiedene Systeme zu übertragen, senden intelligente Messsysteme Verbrauchsdaten automatisch und verschlüsselt an digitale Plattformen. Übertragungsfehler werden vermieden und zeitaufwendige Nachbearbeitung entfällt.
Auch die Anlagenüberwachung wird einfacher
Der wesentliche Vorteil wird wirksam, wenn diese Informationen sinnvoll in die betrieblichen Abläufe und den Tagesplan der Handwerker integriert werden. Anlagen lassen sich kontinuierlich überwachen, Auffälligkeiten früh erkennen und Wartungen gezielt planen – oft noch bevor beim Kunden überhaupt ein Problem entsteht.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das weniger Notfalleinsätze, planbare Wartung und deutlich weniger Stress. Für Kunden entsteht mehr Transparenz: Digitale Auswertungen über den Energieverbrauch lassen sich einsehen und reduzieren Rückfragen, die sonst telefonisch geklärt werden müssten.
Darüber hinaus verlangen gesetzliche Vorgaben künftig die regelmäßige Bereitstellung von Verbrauchsinformationen, was bei der manuellen Verarbeitung der Daten kaum noch wirtschaftlich ist. Automatisierte Datenerfassung schafft die notwendige Grundlage.
Workflows: funktionierende Arbeitsabläufe
Angebotssoftware kann Kalkulationen automatisieren, Tools zum Projektmanagement helfen bei der Planung von Baustellen, Kalender koordinieren Einsätze und Apps erleichtern die Dokumentation der Anlagen. Auch Plattformen wie Microsoft Teams oder Videokonferenzsysteme gehören in den Betrieben mittlerweile zum Alltag und unterstützen den Austausch im Team sowie mit Kunden und Partnern.
Bei dieser Masse an Lösungen kann das Gefühl der Überforderung aufkommen. Es entsteht leicht der falsche Eindruck, dass die Digitalisierung mehr Arbeit verursacht – statt Erleichterung. Informationen müssen mehrfach eingegeben werden, Daten werden aus verschiedenen Systemen zusammengesucht und Verantwortlichkeiten bleiben unklar.
Jedoch geht der entscheidende Unterschied über die separate Nutzung der Funktionen hinaus: Sobald die betriebsinternen Abläufe definiert und optimiert sind, müssen sie in einen klaren digitalen Ablauf eingebettet werden. Diese systematische Verbindung erzielt massiven Mehrwert.
Foto: Christiane Koslowski
Foto: Christiane Koslowski
Digitalisierung im Handwerk
Konkrete Unterstützung für Ihren Betrieb
Unser Experte David Muggli wird künftig zentrale Schwerpunkte der Digitalisierung praxisnah aufbereiten und wertvolle Hilfestellungen geben. Gemeinsam mit photovoltaik-Chefredakteur Heiko Schwarzburger widmet er sich in den kommenden Ausgaben diesen Themen:
Mai 2026 – Büro und Baustelle: Wo Betriebe täglich Geld verlieren
Juni 2026 – Mehr Aufträge bedeuten nicht immer mehr Gewinn
Erschienen sind bereits:
März 2026 – Der unsichtbare Mitarbeiter in Ihrem Betrieb
April 2026 – Vom Zettelchaos zur klaren Struktur: Warum Software allein nicht ausreicht
Online finden Sie alle Informationen rund um Digitalisierung und Prozessoptimierung hier:
https://www.photovoltaik.eu/planung
The smarter E Europe
Melcode zur Messe in München – bei uns
Das Team von Melcode zeigt auf der Intersolar in München, wie Handwerksbetriebe ihre Abläufe strukturieren und digitale Werkzeuge wirklich sinnvoll einsetzen können. Nutzen Sie die Gelegenheit und lernen Sie mögliche Ansätze für Ihren Betrieb kennen.
Wir zeigen Ihnen praxisnah, welche Schritte Sie gehen müssen, um Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag deutlich zu erleichtern. Nutzen Sie die unten stehende Internetadresse, um sich Ihren persönlichen Termin mit David Muggli zu sichern. Er steht während der Messe am Stand der photovoltaik (B1.109) zum persönlichen Kennenlernen bereit. Buchen Sie hier einen Termin:
https://calendly.com/melcode/intersolar
Foto: Solar Promotion
Der Autor
David Muggli
ist Heizungsbau- und Elektromeister und ehemaliger Inhaber eines Handwerksunternehmens. Über mehr als zwei Jahrzehnte hinweg baute er Betriebe auf, professionalisierte Strukturen und digitalisierte komplexe Prozesse. Unter anderem verantwortete er den Aufbau mehrerer regionaler Standorte, die Skalierung von Vertriebsorganisationen sowie anspruchsvolle Großprojekte in der Photovoltaik.
Als Teil des Teams von Melcode begleitet er mit Melika Masoumi und Tabraiz Tahir Handwerksbetriebe auf dem Weg zu klaren Strukturen und digitaler Zukunftsfähigkeit. Im Mittelpunkt stehen praktikable Abläufe, Entlastung im Betriebsalltag und wirtschaftliche Stabilität. Seine langjährige Erfahrung aus der Praxis bringt er gezielt ein, um Betriebe nachhaltig weiterzuentwickeln und erfolgreich aufzustellen.
