Reinke Photovoltaik wurde 2019 in Gütersloh gegründet. Vom Start weg nutzt der clevere Fachinstallateur die cloudbasierte Software Hero, um die betrieblichen Prozesse und das Management der Solarprojekte mit möglichst geringem Aufwand zu steuern.
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Das Team aus 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird durch 20 Handelsvertreterinnen und Handelsvertreter unterstützt, die sich vornehmlich dem Vertrieb widmen. Die Projekte werden deutschlandweit installiert und zertifiziert: gewerbliche Solargeneratoren, Speichersysteme und Lösungen für die E-Mobilität.
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Mit Hero wickelt Reinke alle Aufträge ab, erstellt Dokumente und Rechnungen digital. Ebenso wurde das Projektmanagement optimiert: Angebote werden innerhalb von 48 Stunden nach Erstkontakt erstellt, die Aufträge transparent und effizient umgesetzt.
Vom Angebot bis zur Abrechnung
Die cloudbasierte Betriebssoftware ermöglicht es dem Team, von überall auf alle relevanten Projektdaten, Dokumente und Kontakte zuzugreifen – egal ob im Büro oder auf der Baustelle. Die mobile App erleichtert den Arbeitsalltag der Solarteure und Elektriker vor Ort. „Über Hero kann man sowohl Fotos als auch Dokumente sowie Kontaktinformationen auf einen Blick in der App einsehen“, erläutert Geschäftsführer Jan Reinke. „Das erleichtert die Arbeit enorm und schafft kürzere Kommunikationswege.”
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Auch das Angebots wird dank digitaler Vorlagen und Schnittstellen zum Großhandel schnell und unkompliziert erstellt: Individuelle Angebote sind oft schon innerhalb von 48 Stunden beim Kunden, ohne umständliche Rücksprachen oder Papierkram.
Mehr Zeit fürs Wesentliche
Neben der schnellen Erstellung von Angeboten und Rechnungen schätzt das Team vor allem die zentrale Verwaltung der Dokumente, die einfache Erfassung der Arbeitszeit und die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Das sorgt für effiziente, transparente Abläufe und mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit.
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Um die Effizienz weiter zu steigern, setzt Reinke seit 2025 verstärkt auf Automation. „Wir möchten uns weiterentwickeln und hatten den Wunsch, noch mehr aus der Software herauszuholen“, erklärt Jan Reinke. Das ist uns gelungen.” Gemeinsam mit dem Team von Hero wurden individuelle Automatisierungen entwickelt, die sich nahtlos in die Arbeitsabläufe einfügen.
Zeitraubende Abläufe automatisieren
So werden Kunden beispielsweise automatisch per E-Mail informiert, sobald ihr Projekt einen neuen Status erreicht. Aufgaben für das Team werden automatisch erstellt, wenn ein neues Projekt angelegt wird.
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Besonders das Kundenmanagement und die Projektsteuerung werden spürbar entlastet: Wiederkehrende, zeitraubende Büroarbeiten entfallen, Fehler werden minimiert, die Dokumentation läuft im Hintergrund mit. Das Team von Reinke gewinnt wertvolle Zeit für das Kerngeschäft: die Planung und Installation neuer Anlagen.
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Zugleich bietet die Automatisierung mehr Transparenz und die Prozesse sind einfacher nachvollziehbar. Dadurch entsteht ein Plus an Vertrauen – sowohl intern als auch in der Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden. „Von der Planung über die Inbetriebnahme bis zur Wartung bekommen Kunden bei uns Full Service“, sagt Jan Reinke. „Da haben sie eigentlich gar keine Sorgen mehr. Mit Hero Automation klappt das Ganze noch schneller und unkomplizierter."
Unzählige Aufgaben – jeden Tag
In Handwerksbetrieben fallen täglich unzählige administrative Aufgaben an: Kundenprofile anlegen, Termine koordinieren, Projektstatus aktualisieren sowie viel interne und externe Abstimmung. Aufgaben, die notwendig sind – aber viel Zeit kosten.
Kostal: präzisere Planung durch 2D-Dachvisualisierung
Hero Software bietet sein Produkt Hero Automation ab sofort als Komplettpaket aus Betriebssoftware und Automatisierungsfunktionen an. Das Paket heißt Copilot, beinhaltet die Kernsoftware sowie 14 ausgewählte Automatisierungsmodule, die per Knopfdruck für mehr Effizienz im Handwerksbetrieb sorgen. Das neue Paket ist ab sofort verfügbar und ist für jeden Betrieb einfach nutzbar.
Komplexe Photovoltaikprojekte einfach planen (Webinar-Aufzeichnung)
Die Automatisierung erledigt viele Aufhaben: Sie unterstützt die Kundenkommunikation mit der automatischen Kontaktanlage, Erinnerungen und Mails zum Nachfassen. Beim Projektmanagement helfen die Automatisierungsfunktionen bei der Aufgabenverteilung, der Terminplanung sowie mit einer vollautomatisierten Dateiablage. Auf diese Weise sind die Projekte sauber strukturiert, jederzeit aktualisiert und nachvollziehbar.
Funktionen verknüpfen
Das Besondere am Copilot-Paket: Die einzelnen Funktionen können so miteinander verknüpft werden, dass komplette Prozesse vollautomatisiert ablaufen. Ein Beispiel ist die Leadpipeline, also die Abwicklung einer initialen Kundenanfrage von der ersten Kontaktaufnahme bis zum eigentlichen Projektstart.
Einfachere und schnellere Entwicklung von Solarprojekten (Webinar-Aufzeichnung)
Geht eine Kundenanfrage über die Website ein, wird sie automatisch in Hero angelegt. Der Kunde erhält eine Begrüßungsmail mit Link zur Dateneingabe für die Projektkalkulation. Informationen und Dokumente landen zentral im System: Angebote werden automatisch versendet, bei Rückfragen erinnert das System selbstständig.
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Wird das Angebot angenommen, erfolgt die automatische Projektanlage. So entfallen viele manuelle Einzelschritte – und der Betrieb spart zum einen Zeit und zum anderen bietet er seiner eigenen Kundschaft eine transparente und schnelle Kommunikation.
199 oder 234 Euro je Monat
Das Hero Copilot-Paket ist ab 234 Euro im Monat erhältlich. Bei jährlicher Zahlung kostet es zwölfmal 199 Euro. Der Preis beinhaltet die Nutzungslizenz sowie ein umfassendes Automatisierungssetup. Weitere Nutzungslizenzen sind gegen einen Aufpreis von je 59 Euro verfügbar.
Stromrechnung für Entsorger deutlich gesenkt
Derzeit nutzen bereits mehr als 28.000 Handwerkerinnen und Handwerker die Software von Hero. Gegründet wurde das Unternehmen 2020 von Dr. Michael Kessler und Philipp Lyding. Mittlerweile zählt es rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Hauptsitz befindet sich in Hannover, ein zweiter Betriebsteil in Berlin. (HS)
