Mittwochvormittag: Sigitas Mamontovas steht auf der Baustelle und dreht Däumchen. Immer wieder muss der Monteur im Büro anrufen, weil Rückfragen zum Auftrag offen sind. Die Informationen, auf die Mamontovas wartet, wurden zwar notiert – doch der Ordner ist nicht mehr auffindbar.
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Leider kann ihm auch seine Kollegin Susanne Bauer aus dem Büro nicht helfen, denn zur gleichen Zeit benötigt ein weiterer Kunde dringend Hilfe. Außerdem gehen im Postfach des Chefs Ronny Walta gerade neue Anfragen ein. Das Ergebnis: Die Baustelle steht still. Es geht Arbeitszeit verloren, obwohl die Information längst vor Ort sein müsste.
Unnötiges Durcheinander
Sigitas Mamontovas ist solchen Stress gewohnt. Er sagt: „Wer eine Information sucht, wühlt sich erst einmal durch mehrere Ablagen.“ Im Büro stapeln sich die Ordner. Auch sein Chef ist sich des Chaos bewusst: „Wann wer welchen Ordner wie beschriftet hat – das weiß oft nur noch der liebe Gott“, berichtet Ronny Walta. „Jeden Tag herrscht Durcheinander, das ist normal.“
Zum Glück weiß ich, dass das nicht „normal“ sein muss, was Ronny Walta erzählt. Natürlich muss in einem Unternehmen vieles gleichzeitig laufen, doch das sollte nicht zwangsläufig mit Chaos und Stress enden. Mit der richtigen Koordination lassen sich solche Situationen gezielt vermeiden.
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Bereits wenige Wochen später hat sich der Arbeitsalltag deutlich verändert: Auf der Baustelle wird weniger gewartet. Das Büro arbeitet effizienter und Ronny Walta behält jederzeit den Überblick. Gleichzeitig ist ein großer Teil des Papierkrams verschwunden, der in vielen Betrieben immer noch zum Alltag gehört.
Unordnung ist keine Normalität
Als ich den Betrieb von Ronny Walta kennenlernte, wurde ich stutzig. Denn es wurde längst mit Software gearbeitet: Angebote wurden digital erstellt, Termine online koordiniert, Rechnungen automatisch geschrieben. Der Chef wusste sogar, zu welcher Zeit sich welches Fahrzeug bei welchem Kunden befindet.
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Es fehlte jedoch eine klare Struktur: Angebote wurden geschrieben, aber nicht systematisch nachverfolgt. Rückfragen von der Baustelle kosteten Zeit und ein Teil der Informationen blieb auf dem Schreibtisch, in E-Mails oder auf Notizzetteln liegen.
Leider ist das Unternehmen kein Einzelfall. Als Experten für Handwerksbetriebe begegnen uns solche Situationen in unserer täglichen Arbeit bei Melcode immer wieder. Die meisten Handwerker haben bereits digitale Werkzeuge im Einsatz, aber keine Struktur, um mit ihnen zu arbeiten oder die Tools sinnvoll miteinander zu verbinden.
Oft wird Software nicht ausgeschöpft
Auch wenn Software im Einsatz ist, heißt das nicht automatisch, dass sie richtig genutzt wird. Informationen werden teils eingetragen, teils auf Zetteln notiert. Nur selten werden wichtige Informationen zentral abgelegt oder für alle sichtbar gemacht. Dadurch entstehen Fragezeichen in den Köpfen der Mitarbeiter, doppelte Arbeit und unnötige Wartezeiten auf der Baustelle.
Als Meister und ehemaliger Geschäftsführer eines mittelständischen Handwerksbetriebs betone ich immer wieder, dass Digitalisierung nicht mit Software beginnt. Sie beginnt mit Klarheit über Abläufe. Und genau dort setzen wir an.
Software im Einsatz, aber Überblick fehlt
Insbesondere SHK-Betriebe haben in den vergangenen Jahren vermehrt in digitale Werkzeuge investiert und gelten in dieser Hinsicht als vergleichsweise fortgeschritten. Tatsächlich wirkt ein Betrieb damit auf den ersten Blick modern aufgestellt. In der Praxis zeigt sich aber ein anderes Bild. Oft existieren die verschiedenen Systeme und Lösungen nebeneinander, ohne dass klar definiert ist, wie die Informationen im Betrieb tatsächlich fließen sollen.
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Kundendaten liegen im Angebotsprogramm oder im Notizbuch eines Mitarbeiters, weitere Informationen im E-Mail-Postfach und Terminabsprachen im Kalender des Chefs. Jede Information existiert, aber niemand hat den vollständigen Überblick. In solchen Situationen übernimmt das Chaos wieder die Regie: Suchen, Nachfragen und Improvisieren, statt klar definierter Prozesse. (HS, stark gekürzt)
Der Autor: David Muggli ist Heizungsbau- und Elektromeister und ehemaliger Inhaber eines Handwerksunternehmens. Über mehr als zwei Jahrzehnte hinweg baute er Betriebe auf, professionalisierte Strukturen und digitalisierte komplexe Prozesse. Als Teil des Teams von Melcode begleitet er mit Melika Masoumi und Tabraiz Tahir Handwerksbetriebe auf dem Weg zu klaren Strukturen und digitaler Zukunftsfähigkeit. Seine langjährige Erfahrung aus der Praxis bringt er gezielt ein, um Betriebe nachhaltig weiterzuentwickeln und erfolgreich aufzustellen.
The smarter E Europe: Digitalisierung im Handwerk wird zur Chefsache
Das Team von Melcode zeigt auf der Intersolar in München, wie Handwerksbetriebe ihre Abläufe strukturieren und digitale Werkzeuge wirklich sinnvoll einsetzen können. Nutzen Sie die Gelegenheit und lernen Sie mögliche Ansätze für Ihren Betrieb kennen. Klicken Sie auf den Link, um sich Ihren persönlichen Termin mit David Muggli zu sichern. Er steht zur Messe am Stand der photovoltaik (B1.109) zum persönlichen Kennenlernen bereit. Buchen Sie hier einen Termin!
Dieser Report erschien im Aprilheft der photovoltaik, das sich neuen Solarmodulen widmet. Wir haben ihn hier für Sie freigestellt, damit Sie ihn in voller Länge lesen können.
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